RFID智能档案管理-让流程更简便

企事业单位的重要资料如文档、资料、图片等重要信息资源，有着极其重要的商业价值，或社会价值。因此，做好这些档案的管理，尤其重要。随着企事业单位的发展，各种信息档案资料数量逐日增多，档案的种类日趋多样化，纸质信息存储出现迅速膨胀，传统的档案管理方式与技术手段存在的问题也日益明显。

一、档案管理现状分析

长期以来，人们对有形文档资料的管理和监督一直采取传统的人工方式，这种传统的档案管理方式效率低、保密性不高、管理工作繁琐低效，存在不少的问题。

1、编目繁琐，整理费时，手工编目、整理，工作流程繁琐低效、整理时间冗长。导致较多档案入馆后被长期堆放得不到及时整理归档。

      2、存放次序易打乱，由于人工操作的随意性，以及一些不可避免的错误，档案存放的次序难免被打乱，造成档案存放无序，查找困难。

      3、档案核查、查阅耗时长。根据编目信息查找档案，一旦该档案没有按规定放置，查找起来将如同大海捞针。

       4、档案盘点效率低、不科学，由于档案数量众多，要对所有档案进行盘点，其工作量难以想象，那将是一项十分庞大的工程。而盘点时只清点档案盒的做法，也极为不科学。

      5、对失效档案管理滞后，很多已过保存期限的旧档案仍然和有效档案一起储存在货架上，形成大量冗余档案。

二、如何解决档案管理中的这些问题？

        鉴于目前档案管理存在的这种现状，传统的管理方式已经不能满足现实需要，档案管理的信息化迫切需要一种更先进、更完善的自动化管理系统解决方案。在这种背景下基于射频识别技术(简称RFID技术)的档案管理系统便应运而生。

通过RFID技术，对涉密档案进行不间断监视，随时了解其状态和行踪，并可以进行相应管理和控制，有效避免传统管理手段存在的漏洞。

其工作原理是：在每份需要被管控的档案盒或密品上粘贴一个RFID电子标签，通过信息管理系统的软件，将标签内所存储的信息与档案或密品的名称、类别、密级、归属档案室等信息相绑定，绑定完将档案放入档案柜里。

开锁要取出档案时，同时需要经过指纹和数字密码双重认证，信息完全匹配后档案柜方可打开；查看或取出档案关闭柜门后，安装在柜体底部的RFID读写器通过柜内每层隔板内的RFID天线进行读取和盘点，从而获取整个档案柜内所有档案的信息，其结果可在柜体上触摸屏显示，也可以上传到后台数据库，达到管控柜内所有档案的目的。所有的这些操作都会以日志的形式存入数据库，方便档案查找。其工作流程图如图示：

三、系统构架

智能档案管控系统主要由档案柜、传输系统和管控平台组成。

     档案柜：集成了指纹信号、触摸信号、RFID读写信号、网络信号、声音报警信号。可视化图形界面设计，便于管理人员操作使用。

传输系统：网络交换机，连接档案柜和管控平台，可同时将开门、关门、档案存取、报警等业务同时传输，实现快速互通。  

管控平台：强大的智能档案管控软件，可以将所有的操作信息、报警信息进行存储记录，同时也可以实现密品密件的借阅情况进行统计分析，方便管理。

智能档案管控系统组网连接简图如下：

四、系统主要功能

1、双重加密：柜门的开启采用指纹识别与数字密码双重认证方式进行权限控制，只有当指纹与密码均验证正确时才可开启柜门。

2、智能盘点：单击触摸屏界面的“盘点”按钮，等待几十秒后柜体内的所有档案名称将在屏上进行显示且有档案总数量统计。

3、智能报警：欲开启档案柜时，假如指纹不正确或是指纹密码不匹配，档案柜本身会发出报警声，并在管控平台上提示并留存记录。当柜门开启时间超过规定时间，柜体本身会发出报警声，管控平台也会有报警提示并以日志的形式存储。档案资料或密品被借阅后，未按时归还，会有报警提示并留存记录。

4、状态显示：启动智能档案管控系统软件后，所有在管的档案柜会在界面上显示，在其下方的日志中会显示各个档案柜的工作状态，所有的在管档案柜配置信息可以通过“参数配置”功能进行修改。

5、权限管理：进入智能档案管控系统，管理员解锁后，单击“注册管理”，进入相关界面，可以有选择的配置人员操作软件的功能权限。

6、业务设置：应用设置功能包括三部分，分别是设置关门提示报警时间、设置早晚盘点时间、应急开锁以及主动盘点。“关门提示延时”即关门超时的时间上限；“上午盘点时间”和“下午盘点时间”是指设置上午和下午自动盘点的时间。

7、日志管理：通过智能档案管控系统软件主界面的“日志管理”按钮，可以方便的查询系统操作日志，如可以按照时间，操作类型等信息进行筛查，针对档案资料或密品密件进行筛查，以及密品密件的借阅数据统计。

五、系统优势

1、研发RFID天线，专用天线设计

采用研制的RFID读写器天线，专为此种柜体内的使用环境设计，可完整覆盖密品柜内单层空间，结合各类密品的摆放形式，在柜内具有极好的读取效果。

2、嵌入式设计，更稳定，更小巧

采用工业级硬件设计，基于ARM嵌入式主控板，更为小巧，功耗更低，不再需散热风扇，减少整机噪声，净化哨位环境，运行更加稳定可靠；程序可通过网络实现远程更新，可维护性高。

3、系统网络化，更具扩展性

➣ 智能档案管控系统基于网络化的技术架构

➣ 强大的档案管控软件，节省人力，信息化程度高

➣ 可方便快速地增加新功能，满足用户的个性化需求，系统扩展性、灵活性更强。

六、将RFID技术应用于档案管理的优势

      1、非接触式数据采集。无需打开档案盒或档案袋，只需将粘有RFID标签的档案盒或档案袋靠近读写器，便可以采集到档案具体名目、类别、归属档案室等重要信息。

2、快速扫描，一次性数据处理量大。RFID读写器可以快速同时读取多个RFID电子标上相关数据信息。

3、RFID电子标签信息容量大，使用寿命长。

4、RFID电子标签的数据存取具有密码保护，不易被伪造和篡改。

5、标签往体积小型化、形状多样化发展，可以应用于不同档案。

6、RFID读写器能穿透纸张、木材和塑料等非金属或非透明的材质进行通讯读取标签信息。